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  このページの目次:

1.なぜ今「業務の見える化」が必要なのでしょうか?

2.本ブログ記事の想定顧客は、次の方々です。

3.以下をご提供いたします。

4.「業務の見える化」実現の具体的方法(概説)。

1.なぜ今「業務の見える化」が必要なのでしょうか?

 
「業務の見える化」とは、一単位の業務処理の「流れが一目で理解でき」、その業務の「ステップごとの手順内容が明確化」されている状態と定義できます。

 もっと平易に「チームメンバー各人の役割や業務内容の情報が共有化されている状態」と言う方がわかり易いでしょうか。

しかしながら、「業務の見える化」がもはや一般的に定着していますので、上の定義であることを前提として、平易なワードも織り交ぜながら、なぜ今「業務の見える化」が必要かにつき以下2つの観点から考えてみましょう。

 

(1)野球やサッカー、ラグビー等「チーム・スポーツ」をイメージしてみれば、解りやすいのではないでしょうか?

チームメンバー各人の役割(業務内容)が、全員に共有化されていてこそ、チーム力が発揮されます。

また、チームの到達ビジョンやミッション(チーム誕生の理由・根拠・伝統や社会的使命等)が共有化されていることによって、チームメンバーのモチベーションが格段に高まります。これは事業運営、企業経営において同様です。

「業務の見える化」は、以上の事由により事業成功に必要にして不可欠な前提要件なのです。

 

(2)何を考えているか(日頃何をしているか)分からない人と仲良くなれますか?

人は、将来の夢やビジョンに向け、ミッション(使命観)を語り、今を大切に1歩1歩努力している人に共感し、協力しよう!一緒に歩もうと思うものです。事業者、企業(経営者)についても同様です。

今、事業者、企業は、営業機密や知的財産権ですら信頼のおける相手方に開示(秘密保持契約を締結)し、共通の目的に向け、どうしたらその目的が実現できるかにつき契約を取り交わす(事業連携、業務連携、業務委託する)時代です。

この複雑化した時代環境の中、もはや一社のみで勝ち残っていける時代ではなく、他者と協力し協働していく時代なのです。先進事業者・企業は既にその取り組みをスタートしています。(但し、大企業における資本連携とは明確に区別しましょう。)

協同し協働するためには「業務の見える化」が前提となります。

ビジョンを見据え、ミッションに基づいた「業務内容が明確」でなければ、人の協力、協働を、また事業の協力、協働を得ることは出来ません。

もちろん上記の(1)における「業務の見える化」と(2)で述べた「契約相手に対する情報の開示」とは異なります。(究極的に一致に至る場合もあります。「事業統合」の場合です。一致しないと「事業統合」は成功しないでしょう。)

なお、「業務の見える化」という場合、一般的には(1)「自社、内部」をその対象としています。

 

2.本ブログ記事の想定顧客は、次の方々です。

(1)従業員1人以上をもつ事業経営者

(2)部下1名以上をもつ企業の組織内管理者

 したがって、企業規模の大小を問いません。しかしながら、当該業務が全てシステム化されており、その業務フローが「システムにより見える化」(下記の【注】参照)

されており「業務手順が明確化」されている事業者、企業部門責任者は対象としていません。

【注】業務の見える化」と言う場合、「CRM(Customer Relationship Management)パッケージ及びERP(Enterprise Resource Planning)」の導入を提案する事業者があります。

しかしながら、システム化で必ずしも「業務の見える化」「業務手順の明確化」が実現できるとは限りません。(「業務の見える化」≠「システム化」


 

3.以下をご提供いたします。

(1)事業運営における「1単位の業務処理をフローチャートで明示化し、フローのステップごとの手順内容を文書化します。」

⇒1単位の業務処理の「流れが一目で理解」できます。

⇒その業務の「ステップごとの手順内容が明確化」されます。

 

(2)御社の事業のミッション・ビジョンを明確にします。 上記(1)「業務の見える化」を実現するにあたり、

ミッション・ビジョンはチームメンバー全員と共有化されていなければならないからです。その理由は1.(1)の「チーム・スポーツ」の場合と同じです。

経営者が、自らあるいはチームメンバーとの協働作業により時代環境に即応したミッション・ビジョンを明確にしなければなりません。

「業務の見える化」を実現するという上記の(1)「一つの業務プロセスの見える化活動」を通じて、この(2)御社の事業ミッション・ビジョンを同時に創造・創発するのです。

  

なぜ、(1)(2)同時に創造・創発しなければならないのかにつき、少し補足いたします。

   個々の「業務を見える化」することにより、目的不整合の手順は修正しますし、業務の重複は一元化します。 (合目的的に業務処理内容を修正し無駄を排除します。また、「個別最適⇒全体最適へ」統合します。)

 

すなわち合目的が前提となります。したがって目的が明確に共有化されていることが前提であり、しかもその場その場の(個人の恣意、個別最適)目的であってはなりません。

時間軸に沿った将来ビジョンに向け、かつ、事業ミッションに基づいた目的整合が採られていなければならないのです。

 

 

《参考》 「事業計画」は、経営理念(ミッション<使命・存在意義>・バリュー・ビジョン)と経営戦略(どのような製品・サービスをどの市場に投入するか)に基づいて作成されます。

そして「事業計画」には事業戦略」(環境分析・ターゲット設定・マーケティング戦略他)及び「数値目標」(販売、仕入、投資等計画の目標値)を必要とします。

以上を「計画的戦略」と言います。しかしこれだけでは不足です。 その不足を補い戦略統合するのが、「業務の見える化」を通じて実現する上記の2つの創発なのです。

すなわち、現場の現実の「業務の見える化」が創発的戦略の第一ステップなのです。 (「創発的戦略」についてはコチラをご参照。)


 

4.「業務の見える化」実現の具体的方法(概説)。

(1)御社の事業ミッション・ビジョンをお聞かせいただきます。

事業計画が不明確な場合は、明確化のお手伝いを致します。 ※上の3.及び《参考》をご参照ください。

 

(2)御社の業務担当者と面談させていただきます。

ご担当者から業務内容をお話しいただきます。

業務処理に関する資料・帳票を持参いただき、コピー可能な資料は1部ご提出ください。

お話しと資料に基づき、当アーク総合にて以下を作成します。

①「業務フローチャート」

②「業務手順書」

 

(3)作成した「業務フローチャート」「業務手順書」を納品します。

 責任者、ご担当者立会いの下に検収をお願いします。

 

(4)検収後の「業務フローチャート」「業務手順書」に基づいて全社員参加の会議で「業務の見える化」説明会を実施します。

 

(5)他の関連する業務(事業)の「業務の見える化」につきご検討します。


⇒「1業務の見える化」から「付随・関連する業務の見える化」を進めることにより、全社の「業務の見える化」を進めます。

⇒他者との「業務の見える化」を進めます。 御社のミッション・ビジョン実現推進→他者連携(業務委託、業務連携、事業連携)

⇒より高度・広域のミッション・ビジョンへの貢献。(顧客価値向上、地域・社会貢献、収益拡大、原価低減。)

 

(6)「業務の見える化」推進にあたり、評価制度の再構築を検討推進する必要があります(「改善・改革への呼び水、動機づけ」としての意義もあります)。

例)率先して自らの「業務の見える化」へ協力する者へは「見える化協力金」を授与する等。

今「働き方改革」が時の流れです。「残業規制」ということではなく、御社独自の「社員との新たな制度構築(契約)」に基づく働き甲斐のある職場を創出するのです。

 なお、この際の契約目的はあくまでもミッション・ビジョン実現を見据えた契約であること、軸はぶれない事が肝心です。

ご確認(質問、疑問、意見等)は、コチラ(「お問い合わせ」)からお願いいたします。

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